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La comptabilité d'une micro-entreprise

La comptabilité d'une micro-entreprise

Même si le formalisme administratif de la micro-entreprise est ultra simplifié, elle est néanmoins soumise à des obligations comptables. Quelles sont donc ces obligations et de quels logiciels l’auto-entrepreneur doit-il s’équiper ?

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

Il n’y a pas de tenue comptable obligatoire pour une micro-entreprise contrairement aux autres formes de sociétés. Cependant, la tenue du livre de recettes et du registres des achats sont les deux obligations comptables de l’auto-entrepreneur. Mais il existe aussi des documents juridiques et comptables émis lors de l’exercice de l’activité comme les devis et les factures.

Le devis

Le devis reprend tous les éléments d’une proposition commerciale faite à un client. Une fois signé, il engage juridiquement aussi bien le client que l’auto-entrepreneur.

Il doit comporter plusieurs informations :

  • Sa date et sa validité,
  • Les coordonnées de la micro-entreprise (nom, adresse, numéro de SIRET)
  • Les coordonnées du client (nom, adresse)
  • Une description de la prestation et son prix
  • Les modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat, les modalités des réclamations et les conditions du SAV.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, indiquez la somme globale à payer HT en précisant qu’il n’y a pas de TVA avec la mention « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».

La facture

L’auto-entrepreneur doit émettre une facture pour chaque prestation réalisée. Elle est la preuve juridique de la réalisation d’une prestation.

Une facture est obligatoire

  • Dans tous les cas si vous facturez à un professionnel ou si vous faites de la vente à distance.
  • Dès que le montant est supérieur à 25€ pour de la vente à un particulier.

Plusieurs informations doivent figurer sur les factures :

  • La date à laquelle elle est émise
  • Son numéro (le système de numérotation doit être unique et chronologique)
  • Les éléments du devis signé
  • Les conditions d’escompte ou la mention « pas d’escompte pour le règlement anticipé »
  • Le délai de paiement accepté et le taux de pénalité appliqué en cas de retard
  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ prévue en cas de retard de paiement.

Le livre de recettes

Y sont rassemblées toutes les recettes perçues par la micro-entreprise et les informations suivantes doivent y figurer :

  • Date de la vente
  • Numéro de facture
  • Nom du client
  • Nature de l’opération
  • Montant de la vente
  • Mode d’encaissement du montant

Tenu de manière journalière, toutes les opérations doivent y être enregistrées de manière chronologique.

Le registre des achats

Ce document n’est obligatoire que dans le cadre d’une activité de vente de marchandise ou de prestations d’hébergement. L’auto-entrepreneur doit y faire le récapitulatif des achats effectués caque année dans le détail. Il doit préciser le mode de règlement, les références et les pièces justificatives (tickets, factures etc.)

Pour remplir ces obligations, on peut opter pour des livres comptables au format papier que l’on trouve dans le commerce ou en téléchargement sur le site de l’administration fiscale ou bien utiliser un logiciel comptable spécifique.

A noter que les documents comptables doivent être conservés pendant une période de 10 ans.

Quels logiciels comptables choisir quand on est en micro-entreprise ?

Utiliser des logiciels comptables présente plusieurs avantages :

Cela permet de centraliser toutes les données comptables en un même endroit. Elles sont en sécurité et facilement accessibles.

Cela rend votre comptabilité plus fiable et sécurisée en minimisant le risque d’erreurs.

Par ailleurs, la lutte contre la fraude à la TVA concerne toutes les entreprises même les micro-entreprises. Ainsi depuis janvier 2018, toutes les entreprises sont tenues de se doter d’un logiciel de gestion anti-fraude pour mieux garantir l’authenticité des recettes qu’elles enregistrent.

Même les auto-entrepreneurs soumis à la franchise de base de TVA sont concernés par cette règle et risquent une amende de 7500 € si il ne la respecte pas. Par ailleurs il a 60 jours pour régulariser sa situation en cas de contrôle.

Il n’est donc plus possible d’éditer ses devis et factures avec Word et Excel et il faut procéder à l’acquisition d’un logiciel anti-fraude.

Les logiciels payants

Plusieurs logiciels en conformité avec la loi anti fraude ciblent les micro-entreprises.  Parmi eux, on peut citer Auto-entrepreneur Pratic 2017, vendu 39€, qui assure la comptabilité la saisie des devis, l’édition des factures et la tenue du livre achat-recettes de manière chronologique. Instant Gestion ME (pour micro-entrepreneur) édite les devis, les bons de commandes, les factures et les livres des dépenses et recettes. Il coûte 29,90€ dans sa version classique et 49,90€ et 69,90€ dans ses versions pretium et pretium +. Ciel Devis Factures et Compta propose un abonnement avec des formules allant de 9€ à 32€ par mois. AE gestion coûte 45€. Il date de 2009, c’est donc l’un des premiers logiciels comptables spécialisés en micro-entreprise qui ait vu le jour. Simple d’utilisation, il permet de gérer les devis, les factures, les relances clients et les livres de recettes et de dépenses. On peut aussi penser à Sinao, dont la cible va des micro-entreprises aux PME de 250 salariés et qui propose des abonnements à partir de 7,50€ par mois

Les solutions gratuites

Il existe aussi de nombreux outils gratuits ou fonctionnant en freemium (ne sont payantes que certaines fonctionnalités) à destination des auto-entrepreneurs.

MyAE, logiciel en ligne gratuit, permet de gérer les factures et les devis avec en plus un tableau de bord et un suivi du chiffre d’affaires.

Tiime AE, gratuit aussi permet de créer des factures personnalisées, de générer des devis et factures en illimité, de faire un suivi des règlements, des dépenses et des cotisations.

Il existe aussi d’autres outils de facturation en ligne comme Henrii, Zervant ou facture.net qui a aussi un outil de CRM.

Un compte bancaire à usage professionnel obligatoire

Lors de la création d’une micro-entreprise, il était obligatoire de consacrer un compte exclusivement dédié à son activité et séparé de son compte courant personnel. Cependant, depuis 2019, le compte bancaire séparé n’est obligatoire que lorsque la micro-entreprise réalise un chiffre d’affaire supérieur à 10 000€ pendant 2 années consécutives.

Comme n’importe quelle entreprise, vous pouvez, en tant qu’auto-entrepreneur, être sujet à un contrôle fiscal. D’ailleurs, chaque année 7000 micro-entreprises font l’objet d’un contrôle. C’est pourquoi il est obligatoire de tenir une comptabilité claire et précise.

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