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Comment faire un journal comptable

Comment faire un journal comptable

Outil de gestion de votre entreprise, la comptabilité d’entreprise inclut la tenue de livres comptables, le grand livre comptable et le journal comptable. Cela fait partie des obligations de l’entreprise.

Le journal comptable ou livre-journal est un document comptable. Il liste la totalité des flux de l’entreprise. C’est à dire qu’on y retrouve les entrées et sorties d’argent listées au jour le jour.

Plusieurs manières de faire

Comment faire un journal comptable ? Il existe plusieurs manières. En effet, vous pouvez soit répertorier tous les flux dans un journal principal, soit tenir des journaux comptables auxiliaires c’est à dire des journaux comptables spécialisés chacun dans un type de flux particulier, puis les rassembler dans un journal comptable principal. Vous pouvez ainsi décider de tenir des journaux auxiliaires, un pour les ventes, un pour les achats, un journal de trésorerie et un journal consacré aux opérations diverses.

Toutes entreprises qui sont des sociétés commerciales doivent tenir un journal comptable, quelle que soit leur forme juridique, à l’exception des microentreprises.

Concrètement, le livre-journal est un tableau qui comporte plusieurs colonnes. Celles-ci sont obligatoires :

  • La date de l’opération ;
  • Le libellé de l’écriture comptable, par exemple, “achat de matériel informatique” qui identifie et catégorise le flux ;
  • Le compte bancaire sur lequel a été versé ou débité l’argent ;
  • Une colonne débit
  • Une colonne crédit.

Ces deux dernières colonnes contiennent le montant de l’opération. La colonne débit concerne les sorties d’argent, comme les paiements de facture par exemple. La colonne crédit, elle correspond aux entrées d’argents, les factures encaissées par exemple. Ainsi, dans le cas de l’achat d’un nouvel ordinateur, écrivez le montant payé dans la colonne débit et laissez la colonne crédit vide. Dans le cas de la vente d’un produit en revanche, faites figurer le montant de la vente dans la colonne crédit et laissez la colonne débit vide.

Le logiciel de comptabilité

Un logiciel comptable n’est pas obligatoire. Cependant il permet d’éviter les erreurs, est un gain de temps et évite d’être en non-conformité légale dans la tenue des journaux comptables. Par ailleurs la synchronisation avec le ou les comptes bancaires permet un enregistrement des flux en temps réel et un rapprochement bancaire semi-automatique avec des suggestions de libellés.

Les logiciels comptables sont également recommandés car ils ont des systèmes d’alertes qui vous préviennent en cas de retard de paiement d’un de vos clients ou d’un délai limite de paiement ou de déclaration qui approche. Par ailleurs, grâce à leurs tableaux de reporting, ils ont des fonctionnalités analytiques qui aident le dirigeant à piloter son entreprise.

Enfin, dans la mesure où votre facturation, vos inventaires et vos bilan et compte de résultat sont liés à votre tenue comptable, vos journaux comptables ont une portée opérationnelle et stratégique.

Les journaux comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans. Il est donc important de bien les classer. Par ailleurs, ils peuvent être manuscrits ou numériques. A noter qu’il sert à contrôler les écritures comptables. Ainsi il ne doit contenir ni blanc, ni rature. Un journal comptable au format numérique est donc de plus en plus préféré au format papier, d’autant que cela va dans le sens de la loi LME (loi de modernisation de l’économie).

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